Semblanza profesional

Asistente comprometida en desarrollar de manera constante mis habilidades y destrezas aplicando los conocimientos adquiridos durante mi experiencia laboral profesional (1987-2024).

 INSTITUTO DE ECOLOGÍA, A.C.

Secretario Ejecutiva-Asistente

27 de Marzo 2014 a la fecha

Puesto: Asistente de Dirección General

Directores: (Dr. Martin R. Aluja Shuneman Hofer-Dr. Miguel Rubio Godoy)

Actividad: a.- Apoyar en la recepción y registro de correspondencia. b.- Turnar a las áreas correspondientes trámites diversos que recibe la Dirección General. c.-  Apoyar en la realización de trámites administrativos (viáticos, compras, gasolina, solicitud de contrataciones, constancias, permisos económicos, servicios, etc.) que requiere el personal del área de adscripción. d.- Controlar el uso del aula magna y anexo al comedor. e.- Atender y efectuar llamadas telefónicas oficiales del Director General. f.- Apoyar en agenda de citas del Director General. g.- Elaborar oficios y apoyar en la redacción de documentos del Director General. h.- Coordinar y organizar las sesiones del Consejo Interno y revisar acta de las mismas. i.- Recopilar y subir información a los sitios de colaboración del Consejo Consultivo, Dirección General, Consejo Interno, entre otros. j.- Así como todas aquellas actividades de naturaleza análoga a las funciones anteriormente descritas o bien, que con el transcurso del tiempo se deriven con motivo del desarrollo del desempeño del puesto. k.- Las funciones se irán ajustando con el transcurso del tiempo derivado del avance de la tecnología, modificación de los procesos de trabajo y la curva de aprendizaje del titular del puesto, conservándose en todo momento la naturaleza de las actividades para las que fue contratada.

Puesto: Asistente del Director General

Director: (Dr. Miguel Rubio Godoy)

Actividad: a.- Llevar control de citas de agenda del DG, atender a los citados y/o en su caso informar sobre cancelación o cambios de fecha. b.- Proporcionar seguimiento a asuntos pendientes, calendario de viajes y administración de tareas. c.- Redactar oficios, revisar y contestar correspondencia, turnar oficios por correo-e. d.- Supervisar los trámites requeridos para la atención de necesidades operativas del área de adscripción. e.- Mantener actualizado el directorio de contactos, atender y efectuar llamadas telefónicas, atender correo-e y turnar los mensajes con la debido oportunidad. f.- Coordinar logística con instituciones receptoras. g.- Integrar curriculum y documentación comprobatoria del Director General. h.- Revisar documentos antes de su envío a las áreas correspondientes. i.- Llevar control de gastos y compras de la Dirección General. j.- Así como todas aquellas actividades de naturaleza análoga a las funciones anteriormente descritas o bien, que con el trascurso del tiempo se deriven con motivo del desarrollo del desempeño del puesto.       

Puesto: Asistente de Red Ambiente y Sustentabilidad

Coordinación: (Dr. Raymundo Dávalos Sotelo-Dra. María del Carmen Maganda Ramírez)

Actualmente apoyo como Asistente a la Coordinación e Investigadores adscritos a la Red de Ambiente y sustentabilidad.

Actividades desempeñadas: 

• Consultar y dar seguimiento con su jefe inmediato reuniones, citas, informes, tablas operativas y compromisos.
• Recibir, revisar y registrar correspondencia. 
• Turnar documentación en diversas áreas.
• Atender y efectuar llamadas telefónicas.
• Atender solicitudes y envío de correo electrónico.
• Apoyo logístico en la organización de cursos y salidas.
• Impresión de documentos.
• Escaneo de documentos.
• Registro de acuerdos.
• Llenado, comprobación y organización de los gastos de los participantes.
• Elaboración de documentos diversos (pdf, escaneo, presentaciones en power point, bases de datos Excel, buscar y capturar datos, corrección y formateo de textos, impresión, diseño de presentaciones, elaboración de tarjetas de presentación, etc.) 
• Elaboración y distribución de oficios.
• Redacción y trámites a la administración, a la Dirección General, Secretarías (como sea requerido en varios formatos y páginas Web).
• Tramitar, entregar y recibir documentos diversa entre la Red y la administración (adquisiciones, servicios, contratación de especialistas, recibos de pago, depósitos, reembolsos, oficios de comisión, envío de mensajería y correo. Tramitar Viáticos, trabajo de campo en solicitudes y comprobación, realizar el correspondiente oficio de comisión y comprobación (organización, pegado y revisión de facturas e IVA desglosado, según corresponda), en caso de existir alguna diferencia del gasto, dar seguimiento a lo correspondiente.    
• Control y trámite de uso de vehículos. Llenar bitácoras, relación de uso vehicular, presupuesto, control y organización del calendario de salidas, llevar el reporte de recorrido de kilometraje, consumo de gasolina y cualquier anomalía para solicitar los servicios de mantenimiento y compostura al área de servicios.  Estar al pendiente de la supervisión y los servicios para contar con los vehículos en óptimas condiciones para su uso.   
• Elaboración de Requisiciones. (Llenado de formatos, solicitud de cotizaciones, carta justificación según las necesidades y responsivas, recibir del almacén y entregar a los usuarios de la Red. 
• Realizar la solicitud de rembolsos con su respectiva justificación. 
• Cotizar y solicitar boletos de avión, renta de vehículos y realizar compras cuando sean requeridas.   
• Control de Equipo. Solicitar el servicio de mantenimiento de equipo y cómputo cuando lo requieran los investigadores. Solicitar las salidas de equipo. Auxiliar en la supervisión de bienes y bajas según las necesidades de los investigadores.   Organización y supervisión de los Bienes patrimoniales. Controlar los resguardos para cada investigador, salidas y entradas de bienes.   
• Apoyo para el gasto y necesidades de los Presupuestos fiscales de la coordinación, vehículos y recursos propios. Revisar periódicamente los estados de cuentas asignados a la coordinación e investigadores de la Red. 
• Apoyar en el control, archivo, trámites y disponibilidad de los recursos fiscales, de los proyectos con recursos propios y fondos en administración en los que son responsables los Investigadores y en los que participan.   
• Apoyo en el uso de Teléfono y fotocopias.
• Participación en los cursos y eventos de la Institución
• Tomar cursos de capacitación 

Nombramientos actuales administrativos:

Responsable de archivo de trámite de la RAS

Miembro suplente del Nivel Operativo-Comité de Ética

IDIOMAS Y SOFTWARE

• Español (Lengua Nativa)
• Manejo de paquetería (Software) 

(Word, Access, Adobe, Excel, Power Point)